Indirekte Beschaffungskosten

Von: Midia Nuri

Oft sind es die kleinen Dinge, bei denen man sparen kann. Unternehmer wissen meist, welcher Zulieferer den besten Preis bietet. Was sie für Putzmittel und Druckerpapier ausgeben, wissen sie in der Regel nicht. Sollten sie aber.

Für Kleinkram hatte Peter Strehl im Sommer 2009 eigentlich gar keine Zeit. Der kaufmännische Leiter von Metallumform aus Hannoversch Münden hatte genug mit den Auswirkungen der Finanzkrise zu tun. Dem 450-Mitarbeiter-Unternehmen, das die Automobilindustrie mit Muffen, Naben und Radsätzen beliefert, brachen die Aufträge weg. Und Strehl versuchte zu sparen, wo es nur ging. Auch durch Kurzarbeit und Kündigungen. Da flatterte ihm das Angebot eines Dienstleisters auf den Tisch, der behauptete, man könne auch mit Kleinkram eine Menge sparen: bei der Gebäudereinigung, bei der Arbeitskleidung oder dem Verpackungsmaterial. "Solche Kosten hatten wir bis dahin völlig vernachlässigt", sagt Strehl. Er griff zu - und sparte seinem Unternehmen seitdem Ausgaben in Höhe von 100.000 Euro.

Sparen beim Einkaufen, das ist für viele Mittelständler Neuland. Von strategischen Gütern und Dienstleistungen, da verstehen sie etwas: Der Maschinenbauer kennt den Markt für Schrauben und Stahl, und der Textilproduzent weiß, welche Näherei in China die besten Preise bietet. Aber ob die Putzkolonne, die gerade die Werkräume feudelt, konkurrenzfähig ist, kümmert nur wenige.

Mittelständer haben oft keinen Überblick über solche Kosten

"Die meisten Mittelständler kennen ihre Ausgaben in diesen Bereichen nicht oder nur ungefähr", sagt Arnd Halbach, Geschäftsführer des Einkaufsdienstleisters Expense Reduction Analysts (ERA). Und sie ahnen höchstens, wie viel sie sparen könnten. In einer ERA-Umfrage unter 67 Mittelständlern sollten diese angeben, in welchem von zwölf möglichen Bereichen sie Einsparpotenzial vermuteten. Mehr als die Hälfte antwortete: in allen. Zum Teil hielten die Befragten Einsparungen von mehr als zehn Prozent für möglich.

Doch aus dem Ahnen wird selten Handeln. Dabei zeigt die ERA-Studie, dass es einer Firma sogar mehr bringen kann, beim Einkaufen zu sparen, als mehr zu verkaufen. In Beispielrechnungen konnten Unternehmen ihren Gewinn um knapp 50 Prozent steigern, wenn sie ihre Gemeinkosten um drei Prozent senkten. Stieg bei gleichen Voraussetzungen der Umsatz um drei Prozent, wuchs der Gewinn lediglich um 32 Prozent.

Dienstleiter können helfen

Einkaufsdienstleister schaffen es meist, weit mehr herauszuholen. Wie im Fall von Metallumform. Dort gaben drei ERA-Mitarbeiter dem kaufmännischen Leiter Strehl Tipps zum richtigen Shoppen. Einer davon hieß: Aufträge ausschreiben. Und zwar mit detailliert auseinanderdividierten Posten. So kündigte Strehl seinem Reinigungsdienst, der zu einem Pauschalpreis putzte, und holte Angebote von drei verschiedenen Anbietern ein. Denen legte er eine Liste vor, die seine Einkaufsberater erstellt hatten. Darin war exakt aufgeführt, welche Flächen gereinigt werden müssen und wie oft. "Es waren sogar Schränke, Wände und Fenster verzeichnet", sagt Strehl. Das Angebot des engagierten Dienstleisters lag 18 Prozent unter dem Preis des Vorgängers - eine Ersparnis von 20.000 Euro jährlich.

Auch in anderen Bereichen brachten die Ausschreibungen unerwartete Ergebnisse. Um 24,5 Prozent konnte Metallumform etwa seine Kosten für Verpackungsmaterial senken. Bei Verbrauchsmaterialien wie den mehr als 80.000 Schutzhandschuhen, die das Unternehmen jährlich verbraucht, waren es 50 Prozent, bei Büromaterial 35 Prozent. Die sechs Prozent, die Strehl nun bei der Entsorgung von Ölen, Lösungsmitteln, Papier- und Kunststoffabfällen spart, zählten da fast schon als Peanuts.

Nicht immer muss ein neuer Geschäftspartner her. Seinem Lieferanten für Berufskleidung blieb Strehl treu. Aber er verlängerte den Vertrag vorzeitig - und erhielt dafür einen Treuerabatt von sieben Prozent.

Verhandeln lohnt sich, auch in anderen Bereichen. Vor allem bei den Transportkosten. Nach einer Studie des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) betragen die Preisspannen für vergleichbare Leistungen bei Luft- und Seefrachten bis zu 100 Prozent. Bei Lkw-Transporten sind es immerhin noch bis zu 50 Prozent.

Das geht auch billiger

Luft ist auch bei den sogenannten indirekten Gütern. Unternehmen, die nicht gleich den erstbesten Preis akzeptierten, konnten bei Bau- und Instandhaltungskosten und IT-Dienstleistungen gut zehn Prozent herausholen, ermittelte der BME. Bei Betriebsversicherungen, Energiekosten, Kurierdiensten und Verpackungen, Abfall und Entsorgung waren es immerhin noch zwischen fünf und zehn Prozent.

Oft blieben diese Potenziale ungenutzt, weil Mittelständler ihre Einkaufsmacht nicht bündelten, meint Einkaufsexperte Halbach. "Meist sucht die Fachabteilung aus, was und wie viel sie haben möchte. Zum Steuern und Verhandeln über Preise ist es dann oft zu spät."

Online-Bestellungen meist günstiger

Viele Lieferanten böten ihren Kunden auch bessere Konditionen, wenn diese ausschließlich über deren elektronische Shops orderten, sagt Markus Bodenmeier, Inhaber des Einkaufsdienstleisters HPI. Voraussetzung: Der Kunde legt sich auf ein begrenztes Angebot fest. Dann stehen statt 30 Kugelschreibervarianten nur noch drei zur Wahl. So sparen beide Seiten Zeit beim Bestellen und mühsames Aushandeln von Rabatten. "Das lohnt sich für alle kurzlebigen Güter", sagt Bodenmeier.

Eine Doppelstrategie fährt der Hamburger Medizingerätehersteller Weinmann. Das heißt: Kleinkram wie Büroartikel bestellen die Mitarbeiter über ein Lieferantenportal. Um strategische Güter kümmert sich weiter die Einkaufsabteilung. Um alles, was in keine der beiden Kategorien passt, kümmern sich die Abteilungen, die es angeht. Gunnar Schmidt, Leiter Supply Chain Management bei Weinmann, unterteilt strategische und nichtstrategische Güter dafür nach einer simplen Richtlinie: "Strategisch ist alles, was die Qualität und Lieferfähigkeit sichert oder hohe Kosten verursacht."

Den Einkauf strategisch planen

So kümmert sich Schmidts Abteilung beispielsweise um das Reisemanagement. Die Firmenflotte aber fällt in die Zuständigkeit der Finanzabteilung. Deren Mitarbeiter müssen sich wegen steuerlicher Abschreibungen der Wagen ohnehin mit diesem Thema beschäftigen - und erledigen den Einkauf nebenbei. Schmidts Leute beraten nur noch. Das spart Zeit. Einer seiner Mitarbeiter, der sich früher ausschließlich mit Gemeinkosten beschäftigte, widmet heute 60 Prozent seiner Zeit anderen Dingen. Das Ergebnis: Obwohl Weinmann seinen Umsatz in den vergangenen Jahren stetig steigerte, kommt das Unternehmen noch immer mit einer gleich großen Einkaufsmannschaft aus.

Metallumform-Kaufmann Strehl würde jedoch immer wieder einen Einkaufsdienstleister engagieren, sagt er. Auch, weil er kein finanzielles Risiko einging. Die meisten Shoppinghelfer vereinbaren ein Erfolgshonorar - gemessen an den erzielten Einsparungen. "Ich hätte schon eine halbe Einkäuferstelle schaffen müssen, um diese Summe einzusparen.

Quelle:impulse Unternehmer Magazin